Gestão de Benefícios - A Empresa vai mexer no Plano de Saúde, e agora?

Por Aline Bernardes.

Especialista em Gestão de Pessoas

Os benefícios oferecidos por uma Empresa aos seus empregados são mecanismos que oferecem outras possibilidades de remuneração além do salário. Um bom pacote de benefícios contribuiu com a retenção dos empregados, os mantém motivados e somam as demais estratégias que contribuem para melhores resultados em produtividade e competitividade.

Contudo, decisões equivocadas na hora de definir por quais benefícios implantar, comprometem estes bons resultados. Mesmo quando a decisão pelo pacote a implantar for adequado, as necessidades mudam e consequentemente serão necessários ajustes. Novas demandas podem surgir dos empregados, bem como da empresa, que muitas vezes redefine em função de desempenho financeiro ou estratégias de negócios.

A gestão de benefícios é complexa, não é a toa que tem surgido no mercado empresas especializadas na gestão, mas mesmo assim ainda é primordial que a Empresa seja a protagonista neste processo, e mesmo tendo uma corretora atuando esteja atenta, pois, ninguém melhor do que a Empresa para conhecer as suas necessidades, seu perfil, as demandas do empregado e o impacto das mudanças no clima organizacional.

Gerenciar os benefícios demanda ter foco nas pessoas e no negócio, as necessidades dos empregados e da empresa, por isso a avaliação constante, aproximação com o público e conhecimento dos números são essenciais. A palavra aqui é ser estratégico, onde o foco precisa ser no:

- Perfil dos empregados

- Análise das necessidades

- Incentivo ao reconhecimento e recompensas

- Definição de regras

- Avaliação custo -benefícios

- Reavaliação sistemática

- Comunicação eficaz com os beneficiários

- Estratégia de marketing

- Articulação de parcerias

Se a gestão é complexa em momento de crise como fica?

Quando os resultados financeiros na Empresa estão abaixo da meta, a área de benefícios sem dúvida estará entre as opções de redimensionamento de custo, ao passo em que precisa manter a motivação e o bem-estar para reagir a este resultado.

Certa vez trabalhei em uma empresa que devido à grande dificuldade financeira precisou implementar uma mudança do Plano de Saúde, passando de um Plano que fornecia cobertura nacional, com ampla rede credenciada e reembolso, para outro com abrangência local e menor rede credenciada. A mudança era necessária frente ao risco de redução de postos de trabalho, para sobreviver a crise.

Como gestora dos benefícios, desenhei um plano estratégico para que a mudança trouxesse o menor impacto possível a imagem da Empresa e na vida das pessoas. O fato de eu ter experiência na gestão de benefícios, entender do perfil de utilização, ter conhecimento singular dos empregados e ter contato direto com eles, favoreceu no desenho do novo Plano de Saúde dentro do orçamento definido, trazendo condições específicas para atender nosso público, bem como definindo as estratégias de comunicação e atendimento que iríamos lançar mão para minimizar o impacto desta mudança.

Apresentar simplesmente números justificando a necessidade financeira da mudança não iria gerar empatia e engajamento necessário nos empregados. O que ajudou de forma significativa foi a confiança que eles depositavam no compromisso que sempre marcou a gestão de benefícios, a relação profissional que construímos.

Quando o desafio é grande, é o trabalho que produziu de forma séria, compromissada e sincera que fará as pessoas acreditarem no que você está fazendo. Na crise é quando mais precisamos do apoio dos empregados, se você construiu uma boa relação é neste momento que sentirá a grande diferença.

A área de benefícios não é apenas números e estatísticas, mas acima de tudo pessoas, e quanto maior for seu vínculo e confiança com os empregados, menos complicado será implementar as práticas, os projetos e as mudanças necessárias.

Quando precisamos trazer a notícia de redução no pacote de benefícios, ou uma mudança que represente perda de rede credenciada, cobertura ou outra condição particular que era um diferencial positivo, alguns cuidados são necessários, dentre eles sugiro:

• Elaborar análise de SWOT para identificar as forças e fraquezas, oportunidades e ameaças em relação à mudança. Conhecendo todos estes aspectos reduzem o risco de ser surpreendido com elementos não ponderado;

• Construir um Plano de Ação em conjunto com equipe de RH, Operadora do Plano de Saúde e Corretora, contendo todas as ações que serão tomadas e as metas a serem alcançadas;

• Analisar o perfil dos beneficiários para identificar, a partir da utilização, o que terá menor impacto na satisfação e maior impacto no custo, e assim analisar a viabilidade das mudanças;

• Definir uma estratégia de comunicação única no dialogar com todas as áreas;

• Desenhar um plano de comunicação com as Operadoras e Corretoras dos benefícios, para veicular nos canais de comunicação. Aqui devemos potencializar os aspectos positivos destacando a importância da mudança neste momento;

• Validar o Plano de Ação com os gestores da Empresa, assim além de conhecerem as estratégias no processo de mudança, podem contribuir com aspectos que considerem relevantes;

• Reunir com as lideranças para explicar e orientar quantos as mudanças a serem implementadas. Como formadores de opinião eles têm papel fundamental neste processo;

• Dialogar com todos os empregados, informando sobre a mudança e a importância da contribuição dos mesmos no período de adaptação. Se possível abrir diálogo também com aqueles que tem maior demanda dos serviços, que serão impactados com a mudança;

• Reunir como os comitês de Pessoas, CIPA e demais vigentes na empresa. Não tenha medo de falar sobre as mudanças que serão tomadas, a transparência é essencial.

• Organizar com equipe de benefícios plantões para atender os empregados e esclarecer possíveis dúvidas diante das mudanças. As operadoras e corretoras podem e devem auxiliar neste processo;

• Garanta que todos tenham tido acesso às informações e se possível elabore um informe para que possam levar também para casa, sendo mais um recursos de comunicação com a família;

• No período de transição todos os dados são relevantes, monitore os números, atenda as demandas, abra canal de dialogo com a Operadora e se possível deixe reuniões agendadas semanalmente para equacionar problemas e avaliar evolução.

• Não perca de vista o controle da sinistralidade, às vezes por receio de demissão no momento de crise a utilização tende a exceder, especialmente quando

Todo processo de diálogo pode fazer emergir novas ideias de ações a serem implementadas, o importante aqui é entender que a criticidade da mudança precisa ser gerenciada pelo RH, mas é fundamental que toda a liderança contribua. Como em todas as demais áreas de Gestão de Pessoas, não fazemos nada sozinho, quanto mais parceiros, quanto mais entendermos dos negócios e mais próximos estivermos de nosso público, melhores e mais efetivas serão nossas ações.